Hvem behandler dine oplysninger?
Tandfeen Aarhus ApS, CVR 34076146, er dataansvarlig for de oplysninger, vi bruger til at besvare henvendelser, formidle klinikker og drive hjemmesiden. Du kan kontakte Helle på post@tandfeen.dk om dine oplysninger. Virksomhedens kontaktoplysninger står nederst på siden.
Når du kontakter Helle
Vi registrerer navn, e-mail, eventuelt telefonnummer, din besked og de klinikoplysninger eller ønsker, du selv giver os. Det kan være faglig rolle, område, kliniktype, størrelse, patientantal, omsætning og budget. Patientantal skal være et samlet tal; send ikke patientnavne, journaler, CPR-numre eller helbredsoplysninger via formularen.
Vi bruger oplysningerne til at besvare dig, finde relevante muligheder og følge op på det forløb, du har bedt om. Helle kan tilføje sagsnoter, aftaler og næste skridt. Oplysningerne kommer som udgangspunkt fra dig. I et konkret forløb kan relevante oplysninger også komme fra en sælger, køber eller rådgiver; vi oplyser dig om det, når reglerne kræver det.
Ved skridt frem mod en aftale med dig og ved opfyldelse af aftalen er grundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Ved almindelige spørgsmål og kontakt med en virksomheds repræsentant er grundlaget artikel 6, stk. 1, litra f: vores legitime interesse i at besvare henvendelser og håndtere samarbejdet.
Køberkartotek og Mit Tandfeen
Beder du om at blive skrevet op som køber, gemmer vi dine kontaktoplysninger og ønsker, så Helle kan hjælpe dig med at finde en klinik. Det er ikke det samme som at oprette en konto eller tilmelde dig generelle nyhedsbreve. Du kan bede Helle om at stoppe forløbet og fjerne dine køberønsker.
Opretter du en konto, gemmer vi navn, e-mail, eventuelt telefonnummer, profiltekst og profilbillede samt favoritter, gemte søgninger, beskeder og adgangsstatus. Din e-mail skal bekræftes, og Helle godkender adgang til beskyttede klinikker. Din profil og dine beskeder vises ikke til andre almindelige brugere. Tandfeens autoriserede administratorer kan behandle dem.
Grundlaget for kontoen og den søgeservice, du beder om, er artikel 6, stk. 1, litra b. Obligatoriske felter er nødvendige for den valgte funktion; uden dem kan vi ikke oprette kontoen eller behandle formularen. Øvrige felter er frivillige.
Almindelige erhvervskontakter
Vi kan bruge navn, faglig rolle og kontaktoplysninger til at vedligeholde relevante relationer til kunder, samarbejdspartnere og andre branchekontakter. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f: vores legitime interesse i den konkrete erhvervsmæssige relation, afvejet over for dine interesser og rettigheder. Du kan gøre indsigelse. At være registreret som erhvervskontakt er ikke i sig selv et tilvalg til markedsføringsmails.
E-mails og dine valg
Beskeder om din konto og din henvendelse kan omfatte e-mailbekræftelse, nulstilling af adgangskode og svar fra Helle. Mails om nye klinikmatch forudsætter, at mailfunktionen er tilgængelig, og at du selv har slået den til. Tilvalget kan fjernes under Mine søgeønsker eller via afmeldingslinket i en sådan mail. En gemt søgning eller registrering i køberkartoteket er ikke i sig selv et samtykke til markedsføring.
Valgfri markedsføringsmails kræver et særskilt tilvalg. Når behandlingen bygger på dit samtykke efter artikel 6, stk. 1, litra a, kan du trække det tilbage. Det ændrer ikke lovligheden af den behandling, der allerede er sket.
Drift, sikkerhed og statistik
Hjemmesiden tæller besøg på forsiden og klinikannoncer samlet pr. dag. Disse tællere indeholder ikke bruger-id, IP-adresse eller en individuel besøgshistorik. Der bruges ikke annoncepixels eller analyseværktøjer til at følge dig på tværs af hjemmesider.
Ved login og indsendelse af formularer bruges beskyttede tællere til at begrænse misbrug. Administratorhandlinger registreres med bruger-id, handling og tidspunkt. Tekniske leverandører kan desuden behandle IP-adresse og forespørgselsdata ved levering og sikring af hjemmesiden. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f: vores interesse i sikker drift og beskyttelse af oplysninger. Læs om lagring på din enhed i cookiepolitikken.
Vi bruger også Firebase App Check med Google reCAPTCHA Enterprise til at beskytte formularer og konti mod automatiserede indsendelser og misbrug. Google behandler tekniske oplysninger om blandt andet forbindelse, browser, enhed og interaktion med siden for at vurdere risikoen og udstede et sikkerhedsbevis. Kontrollen kan afvise en indsendelse. Kontakt Helle direkte, hvis du bliver afvist eller ikke kan bruge formularen. Kontrollen afgør ikke, om du kan købe en klinik. Tandfeen er dataansvarlig, og Google behandler oplysningerne på vores vegne efter sine databehandlervilkår for tjenesten.
Hvem kan modtage oplysninger?
Helle formidler kontakten mellem køber og sælger. En henvendelse eller registrering i køberkartoteket gør ikke dine kontaktoplysninger tilgængelige for andre købere eller sælgere.
I et konkret handelsforløb kan det være nødvendigt at dele relevante oplysninger med modparten eller rådgivere, eksempelvis advokat eller revisor. Deling sker som led i det konkrete forløb og kræver et lovligt grundlag; vi deler kun de oplysninger, der er nødvendige til formålet.
Oplysninger behandles desuden af de personer hos Tandfeen, der har brug for dem i deres arbejde, og af relevante tekniske leverandører. Myndigheder kan modtage oplysninger, hvis lovgivningen kræver det. Vi sælger ikke dine personoplysninger.
Tekniske leverandører og behandling uden for EU/EØS
- Google Firebase og Google Cloud: Leverer hjemmesiden, login, database, filer, sikkerhedskontrol og backup. Databasen, filerne og vores egne sikkerhedskopier er placeret i Belgien. Firebase Authentication behandler loginoplysninger i USA; levering af hjemmesiden, sikkerhed og support kan også indebære behandling uden for EU/EØS.
- Resend (Plus Five Five, Inc.): Leverer udgående systemmails, når mailfunktionen anvendes. Resend modtager modtageradresse, mailindhold og leveringsoplysninger. Afsenderregionen er Irland, men Resends primære behandling sker i USA.
- Google Workspace: Bruges til Tandfeens almindelige e-mailkorrespondance. En mail til Helle kan derfor også ligge i Tandfeens indbakke, uafhængigt af hjemmesiden.
- NordicWay: Administrerer domæne og DNS. Hjemmesidens formularer og kontodata behandles i Firebase.
Google behandler data efter de relevante Firebase-databehandlervilkår og Google Cloud-databehandlervilkår. Googles vilkår anvender EU-US Data Privacy Framework ved overførsel til omfattede, certificerede amerikanske Google-enheder og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser i de tilfælde, hvor vilkårene foreskriver det. Resends databehandleraftale indeholder standardkontraktbestemmelser for relevante overførsler fra EU/EØS; deres Data Privacy Framework-certificering er et supplerende grundlag.
En EU-serverplacering betyder derfor ikke, at al behandling foregår i EU. Du kan kontakte os for oplysninger om de konkrete overførsler og få en kopi af de relevante garantier, eventuelt med fortrolige oplysninger udeladt.
Hvor længe gemmes oplysningerne?
Vi sletter oplysninger, når formålet med at opbevare dem er ophørt. Tidspunktet afhænger af, hvad oplysningerne bruges til:
- Almindelige henvendelser: Slettes, når spørgsmålet er besvaret og den aftalte opfølgning er afsluttet, medmindre henvendelsen indgår i et fortsat købs- eller salgsforløb eller konkret skal bruges til at håndtere et udestående eller retskrav.
- Køberkartotek: Vi gemmer dine kontaktoplysninger og købsønsker, så længe du ønsker vores hjælp til at finde relevante klinikker. Et gennemført køb afslutter ikke i sig selv registreringen, hvis du fortsat søger flere klinikker. Købsønsker opdateres, når vi får nye oplysninger, og fjernes fra det aktive kartotek, når du ikke længere søger eller beder om at blive fjernet. Vi vurderer også relevansen ved opfølgning og oprydning; manglende afmelding er ikke i sig selv grundlag for at gemme købsønsker uden tidsbegrænsning.
- Almindelige erhvervskontakter: Navn, faglig rolle og kontaktoplysninger kan fortsat være relevante i et eksisterende samarbejde eller en konkret, fortsat faglig relation, selv om du ikke er aktiv køber. Vi vurderer dette særskilt og gemmer ikke automatisk tidligere købsønsker eller hele korrespondancen sammen med kontaktoplysningerne. Kontaktoplysninger slettes, når relationen er ophørt, og der ikke længere er et konkret behov for at bevare dem. En periode uden kontakt medfører ikke i sig selv sletning, men oplysninger gemmes heller ikke alene ud fra en ubestemt mulighed for fremtidig kontakt.
- Mit Tandfeen: Favoritter og søgninger kan du selv fjerne. Ved kontosletning fjernes kontoens oplysninger, bortset fra materiale, der særskilt skal opbevares i en konkret sag. Knappen til kontosletning sender en anmodning til Helle; den sletter ikke straks alle oplysninger.
- Aftaler og sagsmateriale: Nødvendig dokumentation kan opbevares efter sagens afslutning, hvis der er udestående forpligtelser eller konkrete retskrav. Vi vurderer hvilke oplysninger der er nødvendige og den relevante frist; en hel sag gemmes ikke automatisk, fordi enkelte bilag skal bevares.
- Regnskabsmateriale: Opbevares som udgangspunkt fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, efter bogføringsreglerne. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra c.
Tekniske data og sikkerhedskopier
Misbrugstællere sættes til at udløbe efter 24 timer og fjernes derefter ved automatisk oprydning, som kan ske med forsinkelse. Almindelige driftslogs i Google Cloud gemmes i 30 dage. Googles obligatoriske revisionslogs over administration af infrastrukturen gemmes i 400 dage. Interne sags- og administratornotater opbevares, mens de er nødvendige for det tilknyttede forløb eller undersøgelse af en konkret hændelse; de vurderes sammen med sagen. Afsluttede poster i vores egen mailkø fjernes, når levering og eventuelle fejl er afklaret, medmindre dokumentation fortsat er nødvendig i en konkret sag.
Vi tager dagligt en krypteret sikkerhedskopi. Vores egne sikkerhedskopier udløber efter 30 dage og kan derefter gendannes teknisk i yderligere syv dage. Endelig oprydning sker automatisk og kan være forsinket. Slettede filer kan tilsvarende være teknisk gendannelige i syv dage. Sikkerhedskopier bruges kun til gendannelse og fejlhåndtering. En særskilt, begrænset slettejournal skal forhindre, at slettede oplysninger genindføres ved gendannelse. Journalen bevares, så længe ældre kopier kan genindføre oplysningerne.
Leverandører har desuden egne tekniske sletteforløb: Google oplyser, at Firebase Authentication kan bruge op til 180 dage på at fjerne slettede kontooplysninger fra aktive systemer og sikkerhedskopier. Resend opbevarer normalt mailindhold og leveringslogs i 30 dage. Det er ikke en tilladelse til fortsat at bruge slettede oplysninger i Tandfeens aktive sagsarbejde.
Sådan håndterer vi en anmodning om sletning
Helle gennemgår anmodningen og vurderer, hvilke oplysninger der kan slettes, og om konkrete bilag eller oplysninger skal bevares på et andet grundlag. Gennemgangen omfatter relevante kopier i hjemmesiden, e-mail og sagsmateriale. Du får besked om resultatet og begrundelsen, hvis noget skal bevares. Sletning sker ikke alene ved at trykke på knappen til kontosletning.
Dine rettigheder
Du kan bede om indsigt og rettelse samt, når betingelserne er opfyldt, sletning, begrænsning og udlevering af oplysninger i et overførbart format. Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse, herunder altid mod direkte markedsføring. Kontakt post@tandfeen.dk. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at kontrollere din identitet.
Vi besvarer som udgangspunkt en rettighedsanmodning inden en måned. Hvis en lovlig forlængelse er nødvendig, får du besked og en begrundelse. Du kan også klage til Datatilsynet.
Hjemmesiden træffer ikke alene automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig. Klinikmatch bygger på dine valgte søgefiltre; adgangsgodkendelse foretages af Tandfeen.